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書類整理が苦手な大家さん必見!入居者さんとの契約事務をDIY&DX(電子化)したお話

オロゴンさん_画像 オロゴンさん 第9話

2021/9/18 掲載

こんにちは。オロゴンです。 僕は、何事も一度は自分で経験してみないと気がすまない性分もあり、ジモティーなどのインターネット掲示板で入居者募集( いわゆる「 自分客付 」)をして、契約書を自作して調印する、という一連の契約事務作業をDIYで行ってきました。

最近は、仲介業者さんに客付を依頼することも増えましたが、未だにジモティーなどのネット掲示板にも物件を掲載していて、自作の賃貸借契約書で入居者さんと直接契約をすることがあります。

投資エリアが車で1時間ほどの遠方にあることや、細かい事務作業が嫌いなこともあって、可能な範囲で入居までのプロセスを効率化できないかと自分なりに工夫してきました。今回はそんな僕の「 契約事務の方法 」について、お話ししたいと思います。

従来の紙中心の事務作業から、インターネットを活用したプロセスに少しずつシフトしてきたので、今風に格好良く言えば「 DX( デジタル・トランスフォーメーション )」ということもできるかと思います。

契約業務は仲介業者さんにお願いしている大家さんも多いとは思いますが、初心者の方で「 自分で客付けから契約をしている・してみたい!」という方や、業務の電子化・効率化を進めたいと思っている方の参考になれば幸いです。

■ 入居時審査に必要な情報はスマホの入力フォームで

内見が終わり、物件を気に入った入居希望者は、家賃保証会社の審査を受けることになりますが、その審査のために必要となる情報は、ネット上の申込みフォームにスマホから情報を入力してもらいます。

入力フォームは「 Googleフォーム 」というサービスを使えば、誰でも比較的簡単に作成することができます。保証会社の申込書の項目を並べただけのシンプルなものです。

Googleフォームで作った入力フォーム例
↑Googleフォームで作った入力フォーム

そのフォームに入力された情報を、保証会社の審査部門にそのままメールで送って審査を進めてもらいます。あらかじめ保証会社の営業マンと交渉をして、紙の申込書に書き写したりすることもなく、デジタルな情報をそのまま受け入れてもらうことがポイントです。( 紙の申込書が必須で、この方法を許容してくれない保証会社も多いです )

保証会社への審査依頼メールの文面例
↑保証会社への審査依頼メールの文面例。添付のPDFは入力フォームの情報を出力したもの。

こうすることで、スマホを少し触るだけで、スムーズに家賃保証の審査を進めることができるようになりました。僕がすることは、

  • ① フォームのURLを入居者さんに教える
  • ② 入力結果を保証会社の審査部門に転送

の2つの作業だけです。

また、内見時に書類を用意したり手続きを案内したりする必要もなくなり、シンプルに室内を案内するだけで十分になりました。

初期の頃は、内見案内のためだけに1時間のドライブをしたりすることもあったのですが( しかもたまにドタキャンをくらうw )、最近は、物件の近所に住んでいるアルバイトスタッフに内見対応をしてもらうことがほとんどです。

直接訊きたいことや交渉事がある場合は、スタッフにLINEのビデオ通話をつないでもらって会話をしています。入居希望者の方から見ると、コロナ前まではちょっと変な対応だったと思うのですが、リモートワークが進んでいる昨今では、特に違和感のないスタイルになってきたのではないかと思います。

■ 賃貸借契約書の締結は、電子契約サービスを活用

家賃保証会社の承認がおりれば、次は賃貸借契約の締結です。僕は、ここでもインターネットの力を借りて、「 電子契約サービス 」を活用しています。

電子契約サービスとは、電子データ( PDFなど )に電子署名や電子サインをすることで、書面による契約と同等の効力をもたせることができるサービスです。

システム上で電子契約書を作って、入居希望者のメールアドレスを入力すれば、自動でメールが相手に飛んで、アップロードした賃貸借契約書に電子署名の手続きをしてもらうことができます。電子署名といっても難しい操作・設定は必要なく、普段PCやスマホを触っている人なら直感的に操作できます。

電子契約書例
↑電子契約書。従来、紙の契約書にハンコを押していた箇所に、各自が電子署名をすることができる。

印刷・製本・郵送といった、事務作業の手間が一気に削減されるのが大きなメリットです。整理整頓が苦手な僕にとっては、パソコンやスマホを操作するだけで、契約書データにいつでもどこでもアクセスできるというメリットもとても大きいです。

契約書をデータで管理

このように入居者別に一覧で表示されるので、いざ契約書を探す時、書棚をひっくり返して「 あれでもないこれでもない!」とポケットを引っ掻き回すドラえもんのようにならずに済みます(笑)

「 モノを探している時間は何も生み出さない。なんとかこの状態を改善したい 」と思いつつ、なかなか書類整理ができなかった僕でしたが、ペーパーレスにしてしまうことでサクッと解決できました。

「 電子契約書だと誰でも契約できてしまうのでは?」「 ハンコがないと心配 」と言われることもあります。しかし、考えてみれば、そもそも紙の賃貸借契約書も、実印ではなく百円ショップで誰でも買えるような認印が押してあるだけです。むしろ電子データのほうがメール送信の履歴などが残るぶん、信頼性が高いのではないかと思います。

これまで数度、市役所や家賃保証会社に、電子契約書をプリントアウトして提出したことがありますが、電子契約書であることが問題になったことは一度もありません。ちゃんと公的な書類として通用することも確認できています。

ちなみに僕は、クラウドサインというサービスを利用しています。月に5件の契約まで無料で使うことができるので、今のところ無料のプランでも間に合っています。

コロナ禍での意識変革も手伝って、今後、電子契約はますます普及していくと思います。

■ 電子契約書の便利な機能

電子契約書にはもうひとつ、便利な機能があります。

クラウドサインでは、契約書上にチェックボックスを設置して、相手にチェックをしてもらうことができます。そして、相手がチェックを入れないと契約が完了しない、という設定にできるため、確実に相手に伝えたいことや認識しておいてほしいことがある場合に便利です。

僕は、主に「 特約事項 」のページで、以下の画像のようにこの機能を使っています。

契約書の特約事項例

契約書のどこかには書いてあるけれど、よく読まないとわかりにくい部分や、特に念押ししたいと思う事項を、改めてしっかり認識してもらえるよう特約に明記しています。

紙の契約書を郵送で送って「 中身を読んでハンコを押してくださいね 」と伝えるより、こちらの方が、きちんと中身を読んでもらえるはずです。後からトラブルになった場合でも「 契約書に書いてありますし、◯◯さんもここにチェックを入れていますよ 」と言えるため、「 説明した 」「 聞いてない 」という水掛け論をあらかじめ防ぐこともできます。

「 貸家だから大家さんが何でもやってくれる 」と思っていて、何かあるたびに電話をかけてくる入居者さんも過去にはいました。あらかじめお互いの責任を明確にしておくことで、自主管理も楽になり、入居者の方にも余計なストレスを与えずにすむと考えています。

■ まとめ

( 不動産投資だけに関わらず )事務作業は、外注だけでなくシステムの力に頼ることでも、劇的に効率化できることがあります。事務作業が削減できれば、その時間を別の投資活動やインプット時間に充てられます。

時間は、お金以上に貴重で限られた資源です。自分がいまやっているルーティンをなんとか効率化できないか考えてみて、大事な「 時間 」を節約することにチャレンジしてみてください。

プロフィール

■ オロゴンさん

オロゴンさん

不動産投資家
福岡在住

ツイッター:@orogongon
Voicy:オロゴンクエスト


■ 主な経歴

□198×年
九州某所に誕生

□199×年
私立中高一貫校で勉学に励む

□200×年
大学(法学部)進学と同時に上京

□200×年
都市銀行に就職
30才で年収1千万円を超えるが、労働時間が長くやりがいも感じられない日々を送る

□201×年
都市銀行を退社
妻と自分の出身地に近い福岡へ移住

□201×年
人材派遣業の雇われ社長となる
週末を利用して副業で月10万円前後を得る

□2018年
雇われ社長を辞めて、フリーランスとなる
ツイッターをスタート
サウザーさんの影響で不動産投資の勉強を開始

  • 約50棟を見た後、80万円の戸建てを購入(売却済み)

□2019年
法人を設立(2戸目以降は法人で購入)

  • 戸建を100万円で購入
    →6万円で賃貸後、火災で消失
  • 戸建を50万円で購入
    →3.4万円で賃貸中
  • 長屋を20万円で購入
    →4.3万円で賃貸中
  • 戸建を25万円で購入
    →3万円で賃貸中
  • 戸建を50万円で購入
    →3.8万円で賃貸中
  • 長屋を80万円で購入
    →約4万円で賃貸中

Voicyをスタート
アルバイトの人を雇って、DIYのスピードアップを図る

□2020年

  • 戸建2件+月極P4台を140万円で購入
    →計6万円で賃貸中
  • 戸建を20万円もらって取得
    →3.8万円で賃貸中
  • 戸建を150万円で購入
    →5.4万円で賃貸中
  • 戸建を38万円で購入
    →3.5万円で賃貸中
  • 戸建を10万円で購入
    →2.6万円で賃貸中
  • その他に、戸建て3軒とAP1棟を取得

全国の大家さんとオン・オフで交流を深める
規模拡大のため銀行回りを開始

□2021年
1棟物を購入予定


■ 著書

オロゴンさん:著書-1
サイフの穴をふさぐには?

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